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서면결의서 제출 후 현장 참석한 조합원의 정족수 산정: 및 투표방식 (시공자선정 총회를 중심으로); 2010.11.13 23:06 입력 | 2010.11.13 23:11 수정

조창혁변호사(한가람법률사무소) songyc1@gmail.com

1. 문제의 소재
도시 및 주거환경정비법(이하 ‘도시정비법’이라 함) 제11조 제1항의 위임에 의해 국토해양부장관이 작성·고시한 정비사업의 시공자 선정기준(이하 ‘시공자 선정기준’) 제14조의 해석과 관련하여, 시공자 선정 총회에 이미 서면결의서를 제출하고도 다시 총회 현장에 직접 참석한 조합원들을 직접참석자로 분류하여야 하는지 여부, 직접참석자로 분류하는 경우 기왕의 서면결의서는 모두 무효로 처리하여야 하는지 여부 등에 대해 실무상 질의가 많은바, 이하에서는 이에 대해 검토해 보도록 하겠다.
 

2. 관련규정
가. 도시정비법
제11조 (시공자의 선정 등)
① 조합은 제16조에 따른 조합설립인가를 받은 후 조합 총회에서 국토해양부장관이 정하는 경쟁 입찰의 방법으로 건설업자 또는 등록사업자를 시공자로 선정하여야 한다.
② ～ ④ (각 생략)
나. 시공자 선정기준
제14조 (총회의 의결)
① 총회는 조합원 과반수가 직접 참석한 경우에 의사를 진행할 수 있다. 이 경우 정관이 정한 대리인이 참석한 때에는 직접 참여로 본다.
② 조합원은 정관에 따라 서면으로 의결권을 행사할 수 있으나, 이 경우 제1항의 규정에 의한 직접 참석자의 수에는 포함되지 아니하며, 건설업자 등 관련자는 총회의 시공자 선정에 관하여 서면결의서를 징구할 수 없다.
③ (생략)
다. 조합 표준정관
제22조 (총회의 의결방법)
① ～ ② (각 생략)
③ 조합원은 서면 또는 제10조 제2항 각호에 해당하는 대리인을 통하여 의결권을 행사할 수 있다. 서면행사하는 경우에는 제1항 및 제2항의 규정에 의한 출석으로 본다.
④ ～ ⑥ (각 생략)
⑦ 제3항의 규정에도 불구하고 시공자 선정을 위한 총회는 조합원 과반수가 직접 참석한 경우에 한하여 의사를 진행할 수 있다.
 

3. 조합원의 지위 (의사정족수 관련)
앞의 관련규정에 기재한 바와 같이, 조합정관 제22조 제3항은 ‘조합원은 서면 (중략) 을 통하여 의결권을 행사할 수 있다. 서면행사하는 경우에는 제1항 및 제2항의 규정에 의한 출석으로 본다’라고 규정하여 서면결의서 제출에 의한 총회 출석 및 의결권 행사의 법적 근거를 마련하고 있다.
그런데, ‘시공자 선정기준’은 제14조 제1항에서 시공자 선정을 위한 총회는 ‘조합원 과반수가 직접 참석한 경우에 의사를 진행할 수 있다.’라고 규정(조합정관 제23조 제7항 역시 마찬가지로 규정하고 있음)한 다음, 동조 제2항에서는 ‘조합원은 정관에 따라 서면으로 의결권을 행사할 수 있으나, 이 경우 제1항의 규정에 의한 직접 참석자의 수에는 포함되지 아니하며’라고 규정하고 있는바, 위와 같은 ‘시공자 선정기준’의 각 조항에 의할 경우 “서면결의서를 제출한 후 총회 현장에 직접 참석한 조합원도 직접 참석자에서 제외해야 하는 것 아닌가” 라는 의문이 들 수 있다.
즉, ‘시공자 선정기준’ 제14조 제1항, 제2항의 문언을 놓고 보았을 때, 이미 서면으로 의결권을 행사함으로써 직접 참석자의 수에서 제외될 지위에 놓인 이상 총회 현장에 참석하더라도 이들을 직접참석자로 분류하기 어렵다고 해석할 가능성도 충분히 있는 것이기 때문이다.
그러나, 조합원들이 실제로 총회에 직접 참석한 사실이 있음에도 불구하고 이들을 직접 참석자에서 제외하는 위와 같은 해석론은 논리적으로 상당히 부당한 것으로 보인다.
또한, 조합원이 조합에 대해 의결권을 행사한 것으로 보는 기준 시점인 ‘투표(표결)시’까지는 조합원이 기존에 서면결의서를 통해 표시한 의사는 철회할 수 있는 것으로 해석해야 할 것인바, 위와 같은 전제에 설 경우 서면결의서 제출 후 총회 현장에 참석한 조합원의 경우 당연히 직접 참석 조합원으로 분류하여 의사정족수를 산정하는 것이 타당하다 할 것이다.
즉, ‘시공자 선정기준’ 제14조 제2항에 의해 직접 참석자의 수에서 제외하여야 할 “서면으로 의결권을 행사한 조합원”이라 함은 “서면결의서를 제출한 후 총회에 직접 참석하지 아니하여 조합정관에 의해 참석자로 간주된 조합원”을 의미하는 것으로서, 이와 달리 서면결의서를 제출한 후 다시 총회 현장에 실제로 참석한 조합원의 경우 당연히 직접 참석자에 포함시켜 의사정족수를 산정해야만 하는 것이다.
 

4. 투표 방법 (의결정족수 관련)
앞서 본 바와 같이 서면결의서를 제출한 후 총회 현장에 참석한 조합원은 서면에 의한 참석자가 아닌 직접 참석자에 해당하므로, 위와 같은 조합원이 기 제출한 서면결의서의 반환을 요구하는 경우 조합은 당연히 그 조합원에게 서면결의서를 반환해 준 후 다시 투표용지를 제공하여 의결권을 행사하도록 하여야만 할 것이다.
그런데, 이와 관련하여 실무에서는 ‘서면결의서를 제출한 조합원들의 의사가 총회에 직접 참석하여 의사정족수를 충족시키고자 하는 것이기는 하나, 애초에 제출한 서면결의서를 통한 안건에 대한 의사 자체는 변경하지 않겠다는 의사인 경우에도 반드시 서면결의서를 돌려주고 다시 투표를 하도록 종용해야 하는 것인가’하는 의문을 제기하는 경우가 많다.
이에 대한 필자의 소견으로는, 당해 조합원의 의사가 기 제출한 서면결의서를 반환받지 않고 이를 현장 투표용지로 갈음하여 그대로 의사표시를 하겠다는 것인 경우에는, 위와 같은 의사에 따라 기 제출한 서면결의서를 투표용지에 갈음하여 처리하는 것 역시 적법·타당할 것으로 보인다.
왜냐하면, 위와 같은 경우에도 조합 측이 서면결의서를 억지로 반환해 주면서 다시 동일한 내용의 의사표시를 한 번 더 하라고 강요하는 것은, 그 근거 및 필요성이 전혀 없는 것일 뿐 아니라, 당해 조합원의 의사에 반하는 것에 해당할 수도 있을 것이기 때문이다.
다만, 위와 같은 경우 총회를 주최하는 조합측은 당해 조합원의 의사를 미리 확인한 후 참석자명부 또는 속기록에 당해 조합원들의 의사를 명확히 표시함으로써, 이로 인한 분쟁을 사전에 방지하기 위해 노력할 필요가 있을 것으로 보인다.
 

5. 결론
결론적으로, 시공자 선정총회에 이미 서면결의서를 제출하고도 다시 총회 현장에 직접 참석한 조합원들을 전부 직접참석자로 분류한 다음, 위와 같은 조합원들에게 ‘서면결의서를 반환받고 새로운 투표용지에 투표’하는 방법 또는 ‘기제출 서면결의서를 투표용지로 갈음하여 활용’하는 방법 중 택일할 수 있음을 알린 후, 각각의 사람들이 선택한 투표 방법을 그대로 인정하여 이에 따라 의사정족수 및 의결정족수를 산정한 것은 적법․타당하다 할 것이다.